WORKPOINT SOM HYRESGÄSTOMBUD – MERVÄRDE FÖR BÅDE KUND & FASTIGHETSÄGARE
Under 2018–2019 var Workpoint anlitade som hyresgästombud och projektledare av nästan alla hyresgäster som skulle flytta in i Castellums nybyggda fastighet Eminent i Hyllie.
Läs gärna tidigare nyheter om projekten för Boozt.com, Pergo, Diaverum och BMI.
Castellum hade för denna fastighet anlitat Louise Andersson från Malmöhus Projekt som sin projektledare för att säkerställa att byggprocessen med Skanska löpte på enligt plan i relation till överenskommelser i hyresavtalen, men också att vara Castellums länk till oss på Workpoint som hyresgästombud.
Det är viktigt för oss på Workpoint att tillföra ett mervärde i projekten för våra kunder ur ett hyresgästperspektiv, men också otroligt viktigt för oss att leverera ett mervärde för fastighetsägarna och våra leverantörer/samarbetspartners.
Genom kunskap, erfarenhet och proaktivitet uppnås de allra bästa resultaten för våra gemensamma kunder – och viktigt är också att vi har väldigt roligt på vägen dit!
Läs gärna mer nedan kring Louise erfarenheter av att arbeta med oss på Workpoint i Eminent-projektet.
”Hyresgästerna har ofta inte kunskap om vad som krävs tekniskt för deras behov. Det är inte heller lätt för en hyresgäst att veta vad de ska lyfta fram för att deras behov ska kunna uppfyllas. En hyresgäst kan istället ha lättare att se vad som saknas när projektet är klart, än påpeka vad som ska finnas innan projektet har påbörjats. Det kan vara överväldigande för en hyresgäst som inte är van vid eller har jobbat med detta tidigare, dvs att sitta med alla frågor och beslut från en fastighetsägare eller teknisk konsult.
Då är det bra att ha en konsult som kan bryta ner frågeställningarna och endast föra aktuella frågor vidare till hyresgästen.
Genom att föra en dialog med kunden har Workpoint sett deras behov – behov som de inte alltid sett själva. Workpoints kunskaper inom det tekniska så som lås, larm och AV-teknik har underlättat för både hyresgästen och för elprojektledning på plats. Att vara länken mellan och prata samma språk är viktigt ute på plats.
Samarbetet med Workpoint har fungerat mycket bra – både tillsammans med kunden, men också tillsammans med andra inom projektet.
Det är alltid kul att jobba med Workpoint! ?
Jag skulle absolut rekommendera Workpoint till framtida projekt!”
Louise Andersson, Projektledare, Malmöhus Projekt
ÖVERMÄKTIG ”INVASION” AV E-POST … ELLER E-POST STRUKTUR?
Arbete i vår digitala verklighet kräver digital struktur för att inte bli oss övermäktigt.
Allt för att ha en rimlig chans att sortera ut de viktiga och relevanta ”russinen ur kakan” – i den e-post vi får och givetvis även skickar.
I detta måste vi hjälpas åt och ta vårt ansvar – speciellt i en tid som denna när digitala medier i princip är det enda vi har. Det är för de allra flesta extremt stressande när e-postmeddelande efter e-postmeddelande landar i mailkorgen, många med substans och av vikt för vårt arbete…men också många oviktiga som en del reklam eller meddelanden där vi kopierats in utan eftertanke.
En kund till oss, en koncernchef på ett börsbolag, berättade att han kastade alla e-postmeddelanden som han kopieras in på – med motiveringen att hade meddelandet varit viktigt för honom i hans roll, hade det skickats till honom specifikt och inte genom kopia.
En annan kund har en skarp mailpolicy där inga e-postmeddelanden får skickas utanför kontorstid och det står också i deras automatiska mailsvar till mig som mailavsändare, att jag enbart kan förvänta mig att mottagaren kollar sin mailkorg två gånger per arbetsdag.
Allt för att minska stressen och minimera avbrott för deras medarbetare, under arbetsdagen som programmerare.
Några tips från oss på Workpoint nedan avseende mailpolicy, men försök också för din egen skull se till att skapa en struktur i din mailkorg och rutin för hur du arbetar med dina e-postmeddelanden på ett strukturerat sätt.
En tydlig grundstruktur med mappar och benämningar är kanske lite betungande att få till initialt, men så mycket enklare (och säkrare) när den väl är satt.
Se till att hjälpa dig själv och dina digitala mottagare att förenkla e-postarbetet genom att öka kvalitén på din digitala kommunikation.
- Skicka enbart e-postmeddelandet till de personer som är ”rätt” mottagare av informationen.
- Skicka enbart kopia till dem du anser är nödvändigt att delge informationen, flertalet inkopierade är oftast onödiga.
- Sätt en tydlig rubrik om vad e-postmeddelandet avser, så att mottagaren snabbt kan scanna av om snabb action krävs eller om svar kan vänta.
- Tydliggör i e-postmeddelandet om du förväntar dig något svar/bekräftelse och i så fall när.
- Bestäm i er organisation vad kopia av ett e-postmeddelande innebär – krävs någon action och att läsa e-postmeddelandet, eller kan det arkiveras direkt och då enbart läsas om behov skulle uppstå.
- Får man skicka e-postmeddelanden internt eller externt närhelst på dygnet och vilka veckodagar som man önskar? Många företag/verksamheter har begränsningar för att minska stressen och också beakta signalvärdet, speciellt från chefer till medarbetare och till externa parter, där man då enbart skickar e-postmeddelanden dagtid helgfria vardagar.
Skulle man själv önska arbeta eller förbereda e-postmeddelanden under andra tider – använd funktionen ”fördröj leverans”, vilket innebär att man kan skriva e-postmeddelandet när du vill – men det skickas först den tiden/dagen du angett. - Hur ofta läses e-postmeddelanden och är det flera som upplever sig stressade av att bli avbrutna? Många företag/verksamheter har begränsningar när e-postmeddelanden läses, för att inte bli avbrutna och tappa koncentrationen i det dagliga arbetet – och för att mottagaren inte ska förvänta sig omgående respons. Man kan till exempel genom ett automatsvar uppge ”Tack för ditt e-postmeddelande! För din information läser jag enbart mina e-postmeddelanden två gånger per dag, så jag återkommer till dig så snart jag kan.” eller kanske ”varje heltimme” eller vad som passar bäst.
- Använd frånvarohanteraren när du är ledig/semester, är sjuk eller sitter i långa möten/är på konferens – allt för att mottagaren inte ska förvänta sig snabbt svar och du ska minimera din egen stress. Viktigt att det i frånvaromeddelandet framgår: När du är tillbaka och om någon annan är kontaktperson under din frånvaro inklusive namn och nummer.
Välkommen till Workpoint!
Workpoint är vi – Christel Sterner och Anna Svensson – två seniora projektledare med över 40 års samlad erfarenhet från hundratals lyckosamma lokalprojekt samt ledande roller på företag som Struktur, IKEA och Hifab.
Vår breda kompetens inom strategisk lokalplanering och hyresgästrådgivning ger oss en unik förmåga att vägleda och stötta företag och offentliga verksamheter i att optimera arbetsmiljöer på ett strategiskt och hållbart sätt.
Vi vet att rätt lokalbeslut gör skillnad – för både effektivitet och lönsamhet. Genom att kombinera noggrann analys av affärsmål med insikter om medarbetarnas behov och arbetsflöden hjälper vi våra kunder att skapa flexibla, funktionella och inspirerande arbetsmiljöer. Resultatet? Lösningar som stärker varumärket och attraherar såväl nya som befintliga talanger.
Med vår gedigna erfarenhet och vårt starka branschnätverk tar vi oss an projekt i alla storlekar. Oavsett uppdrag fokuserar vi på kvalitet, kostnadseffektivitet och miljömedvetenhet. För oss är varje projekt unikt, och vi lägger stor vikt vid att bygga långsiktiga relationer där vi uppfattas som en trygg och engagerad partner – eller som våra kunder brukar säga, "goa’ kollegor." När vi uppnår det, då har vi lyckats!
