ARBETSMILJÖN ÄR AVGÖRANDE FÖR GLÄDJEN & PRESTATIONEN!

Under två fullspäckade dagar tankade vi energi, inspiration och kunskap kring framtidens arbetsplats med föredragshållare, moderatorer och utställare från hela världen.
Flera forskare på området från både Europa och USA fanns på plats och även NASAs HR-direktör och LEGOs globala chef för workplace design, tillsammans med representanter från Microsoft, Nokia, Unilever, Zalando m.fl.

Konferensen hade fyra fokusområden – alla lika viktiga, för att uppnå den optimala arbetsplatsen som både är trivsam och främjar produktivitet.

1. Fastigheter, Lokaler & Inredning – framtidens arbetsplats
2. Teknik – Digital transformation
3. Hälsa – Ekonomiska fördelar
4. Människan – Leda medarbetare genom förändring

Nedan Workpoints återkoppling och egna reflektioner efter dessa dagar.

Fastigheter, Lokaler & Inredning – framtidens arbetsplats
När man designar arbetsmiljöer – är då fokus effektivitet eller arbetsglädje – eller kan man uppnå både och? Forskare menar att man genom att skapa lokaler som uppmuntrar till arbetsglädje, automatiskt uppnår ökad effektivitet.

Aktivitetsbaserade miljöer (ABW) är fortfarande mest populärt i storstadsregionerna och ute i världen, än hos oss. Troligtvis mycket pga. betydligt högre hyror, men även för att man i stora globala företag med en stor andel medarbetare som ej är på kontoret dagligen – och därför inte har behov av egna platser, utan ändamålsenliga ytor för olika behov när man väl är på kontoret.
Då man varit tidiga i transformationen till ABW kunde man presentera lärdomar som var både positiva och negativa.
Lärdomen är bl.a. att de tidiga projekten genomfördes på för kort tid och med bristfälliga förstudier, något som görs betydligt mer djuplodande och omfattande idag. Man har tidigare inte heller varit så duktiga på att följa upp och ständigt revidera planen, varefter behov och önskemål dyker upp. Även detta fungerar betydligt bättre idag – även om många, precis som vi på Workpoint, pratar mera om Verksamhetsbaserade miljöer än enbart ABW.
Arbetsmiljöerna ska vara både funktionella, attraktiva och stimulera till olika typer av arbete för olika typer av människor. Aktivitetsbaserade kontor har på flera företag skapat en arbetsglädje genom mångfald av miljöer att arbeta i – och även genererat nya samarbeten och erfarenhetsutbyten, som ej hade varit möjligt i en traditionell arbetsmiljö.
Attraktionen att gå till jobbet sitter i att träffa kollegorna och valmöjligheten!
En av föredragshållarna summerade klokt att:
”Min arbetsplats är överallt och när som helst, där min inspiration flödar!

I övrigt pratades det mycket om akustik och ljudlösningar, som ett led i ABW-diskussionerna. Vi i Sverige vurmar för mattor, bra innertak osv. som en bra grundförutsättning. I bl.a. England har man nästan precis lyckats bli av med heltäckningsmattorna och vill skapa industrikänsla i alla lokaler utan innertak – något som ibland krockar med möjligheten att skapa tysta miljöer i öppna landskap.
Vi i Sverige har också kommit långt med andra akustiska lösningar på väggar, nedpendlade element osv – något som vi inte upplevde var lika utbrett på så många andra håll.

Slutligen pratades det mycket om kopplingen mellan varumärket och medarbetarna – att medarbetarna ska vara och leva varumärket, känna stolthet över sin arbetsmiljö och att hur man designar arbetsmiljön kommer vara en ännu större konkurrensfaktor vid rekryteringar framöver, likväl som för att få behålla sin personal. Det viktiga är då inte att lokalernas möbler har samma färg som logon, utan att lokalen signalerar och utformas på det sätt som företaget och dess medarbetare vill bli uppfattade, utifrån kultur och värderingar.

Teknik – Digital transformation
AI (artificiell intelligens) och Smart Building Technology var fokus i många av diskussionerna, dvs möjlighet att övervaka genom avläsning och sensorer – för att ge bättre service, effektivisera förbrukning osv.
Detta kan t.ex. vara:
– Om en yta i ett kontor används mer än andra, kan man skifta möblering/utformande från en yta som inte nyttjas och istället skapa fler populära utrymmen.
– Om vissa toaletter används mer än andra, kan städningsresurser läggas där istället för de som inte nyttjas lika mycket.
– Om kontorsmaterial i ett skrivarrum håller på att ta slut, ges en signal om påfyllnad och vad.

Detta låter ju fantastiskt, men det finns en begränsning genom regelverket i GDPR, dvs. människors rätt att inte känna sig övervakade.  En utmaning för företag inom denna tekniska bransch och även för olika serviceföretag som har som mål att både utöka servicen för sina kunder och bli mer kostnadseffektiva.

Det pratades också mycket om modern mötesrumsteknik och möjligheten till personliga möten även på distans. ”Swedish fika” förklarades av en engelsk moderator – dvs. vikten av att pausa, prata annat än jobb och skapa en relation vid sidan om det jobbrelaterade.
Hur man får till detta över länk är dock en olöst utmaning…

Att kunna erbjuda komplex teknik på kontoren som ändå är användarvänlig, var också något som diskuterades, liksom möjligheten att på stora aktivitetsbaserade kontor både kunna hitta lediga rum och sina kollegor, när man kanske inte längre sitter intill varandra eller i den miljö man brukar. Där presenterade bl.a. SONY på mässan en teknisk lösning som App-version, vilken bl.a. används av dem själva i Lund.

Även vikten av sociala medier för företags utveckling och synlighet diskuterades. Är man inte med på LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram osv, finns man inte. Viktigt att spelregler tas fram och förankras, i linje med företagets värderingar och kultur.

Hälsa – Ekonomiska fördelar
Fokus i detta diskussionsämne var kopplingen till forskningen kring när människan mår som bäst och presterar mest. Medarbetare som trivs på sin arbetsplats – i miljön, med kollegor/chef och arbetsuppgifter – presterar mera, blir mer sällan sjuka och bidrar till utveckling av företaget.
I en forskningsstudie visade sig naturen vara det som stod högst på listan, för ro och harmoni – vissa vid havet och andra i skogen. Det viktiga vid designen av nya kontorsmiljöer är att skapa en balans av innovativa samarbetsytor med puls och energi, likväl som lugna utrymmen, gärna med naturtema, för att ge möjlighet till återhämtning och reflektion. Återigen vikten av balans i livet, på arbetsplatsen och utanför!

När vi är på gott humör och trivs, är vi också beredda att hjälpa till mer och göra det lilla extra. Hur blir vi då gladare på jobbet, menar forskarna?
– Sov 8 timmar per natt
– Omge dig med glada kollegor och vänner
– Skapa förutsättningar att få arbeta klart, för att minska stressen
…och multitasking är en myt! Hjärnan kan bara göra en sak åt gången – och vi förlorar upp till 40% av effektiviteten, när vi försöker göra flera saker samtidigt.

15 minuters paus per dag, minskar din stress med 19% och ökar din arbetseffektivitet med 23% …dessutom förbättrar du din hälsa!
Charles Dickens lär ha skrivit 15 böcker, 15 noveller och gett ut en daglig tidning – och ändå arbetade han bara på förmiddagarna. På eftermiddagarna promenerade han och samlade inspiration. Tänkvärt… att rörelse och utrymme för reflektion, gör oss mer effektiva!

Kopplingen mellan teknik och fysisk närvaro på kontoret diskuterades också.
Det berättades om ledningen i ett engelskt företag, med många unga och drivna medarbetare, där man beslutade att begränsa mailflödet genom att ta fram en mailpolicy där mail enbart besvaras två gånger per vardag och där mailen inte skickas vidare från servern efter ett visst klockslag. Man styrde också arbetstiden genom att släcka och stänga ner arbetsplatsen vid arbetsdagens slut, allt för att minimera övertidsarbete och möjliggöra ”energi-tankning” utanför arbetet. Genom dessa åtgärder signalerar företaget att man är rädd om sina medarbetare och att man värdesätter deras balans mellan arbete och fritid.

Människan – Leda medarbetare genom förändring
För att lyckas med förändringar krävs tid, kommunikationsförmåga, förståelse för medarbetarnas behov (bl.a. redogjordes det för DISC-profilen kopplat till arbetsmiljön utformande) och delaktighet. Därför är det viktigt att tidigt informera och skapa kommunikation i frågorna, för att uppnå förståelse och en lyckosam förändring.

I ett samhälle som strävar efter mångfald är det som företagsledning viktigt att beakta alla dimensioner hos medarbetarna som t.ex. ursprung, traditioner, sovmönster, familjeförhållanden, generationer – parallellt med olika personlighetstyper och tjänster/kunskapsområden. Framgångsrikt ledarskap och medarbetarskap är mycket mer komplext idag är tidigare.

Företag som satsar på sin personal och skapar en kultur baserad på värderingar, blir mer lönsamma och har lättare att genomföra förändringar (är mer flexibla). Detta kräver en modig och trygg ledning som själva lever företagets värderingar fullt ut och litar på sina medarbetares förmåga att sträva mot uppsatta mål.

—————————————————————————————————–

Slutligen… att genomföra en gedigen förstudie innan en lokalförändring, lokalsök eller förändring till nytt arbetssätt, är en förutsättning för att uppnå ett lyckat resultat som grundar sig på en väl genomarbetad informationsinsamling och ett gediget förankringsarbete.
Skyndsamt genomförande ger ett sämre utfall – både ekonomiskt och inte minst produktivitetsmässigt. En lycklig medarbetare som trivs i sin arbetsmiljö presterar mer, har bättre hälsa och ”smittar” övriga kollegor & kunder med sin positivitet!

Vi på Workpoint är proffs på att skapa en fysisk miljö med medarbetaren som utgångspunkt – och kan därför hjälpa er till en mer effektiv & trivsam arbetsmiljö.
Kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst möte – eller om ni bara är nyfikna på att höra mera om våra dagar på Work 2.0!