Arbete i vår digitala verklighet kräver digital struktur för att inte bli oss övermäktigt.
Allt för att ha en rimlig chans att sortera ut de viktiga och relevanta ”russinen ur kakan” – i den e-post vi får och givetvis även skickar.
I detta måste vi hjälpas åt och ta vårt ansvar – speciellt i en tid som denna när digitala medier i princip är det enda vi har. Det är för de allra flesta extremt stressande när e-postmeddelande efter e-postmeddelande landar i mailkorgen, många med substans och av vikt för vårt arbete…men också många oviktiga som en del reklam eller meddelanden där vi kopierats in utan eftertanke.
En kund till oss, en koncernchef på ett börsbolag, berättade att han kastade alla e-postmeddelanden som han kopieras in på – med motiveringen att hade meddelandet varit viktigt för honom i hans roll, hade det skickats till honom specifikt och inte genom kopia.
En annan kund har en skarp mailpolicy där inga e-postmeddelanden får skickas utanför kontorstid och det står också i deras automatiska mailsvar till mig som mailavsändare, att jag enbart kan förvänta mig att mottagaren kollar sin mailkorg två gånger per arbetsdag.
Allt för att minska stressen och minimera avbrott för deras medarbetare, under arbetsdagen som programmerare.
Några tips från oss på Workpoint nedan avseende mailpolicy, men försök också för din egen skull se till att skapa en struktur i din mailkorg och rutin för hur du arbetar med dina e-postmeddelanden på ett strukturerat sätt.
En tydlig grundstruktur med mappar och benämningar är kanske lite betungande att få till initialt, men så mycket enklare (och säkrare) när den väl är satt.
Se till att hjälpa dig själv och dina digitala mottagare att förenkla e-postarbetet genom att öka kvalitén på din digitala kommunikation.
- Skicka enbart e-postmeddelandet till de personer som är ”rätt” mottagare av informationen.
- Skicka enbart kopia till dem du anser är nödvändigt att delge informationen, flertalet inkopierade är oftast onödiga.
- Sätt en tydlig rubrik om vad e-postmeddelandet avser, så att mottagaren snabbt kan scanna av om snabb action krävs eller om svar kan vänta.
- Tydliggör i e-postmeddelandet om du förväntar dig något svar/bekräftelse och i så fall när.
- Bestäm i er organisation vad kopia av ett e-postmeddelande innebär – krävs någon action och att läsa e-postmeddelandet, eller kan det arkiveras direkt och då enbart läsas om behov skulle uppstå.
- Får man skicka e-postmeddelanden internt eller externt närhelst på dygnet och vilka veckodagar som man önskar? Många företag/verksamheter har begränsningar för att minska stressen och också beakta signalvärdet, speciellt från chefer till medarbetare och till externa parter, där man då enbart skickar e-postmeddelanden dagtid helgfria vardagar.
Skulle man själv önska arbeta eller förbereda e-postmeddelanden under andra tider – använd funktionen ”fördröj leverans”, vilket innebär att man kan skriva e-postmeddelandet när du vill – men det skickas först den tiden/dagen du angett. - Hur ofta läses e-postmeddelanden och är det flera som upplever sig stressade av att bli avbrutna? Många företag/verksamheter har begränsningar när e-postmeddelanden läses, för att inte bli avbrutna och tappa koncentrationen i det dagliga arbetet – och för att mottagaren inte ska förvänta sig omgående respons. Man kan till exempel genom ett automatsvar uppge ”Tack för ditt e-postmeddelande! För din information läser jag enbart mina e-postmeddelanden två gånger per dag, så jag återkommer till dig så snart jag kan.” eller kanske ”varje heltimme” eller vad som passar bäst.
- Använd frånvarohanteraren när du är ledig/semester, är sjuk eller sitter i långa möten/är på konferens – allt för att mottagaren inte ska förvänta sig snabbt svar och du ska minimera din egen stress. Viktigt att det i frånvaromeddelandet framgår: När du är tillbaka och om någon annan är kontaktperson under din frånvaro inklusive namn och nummer.